Традиционные и современные способы обеспечения сохранности архивных документов

Содержание

Введение. 3

Глава 1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. 4

1.1 Создание оптимальных условий хранения документов. 4

1.2 Размещение документов в хранилище. Топографирование. 4

Глава 2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов  4

2.1 Порядок выдачи дел из хранилищ.. 4

2.2 Проверка наличия и состояния дел. 4

2.3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования  4

2.4 Обеспечение сохранности документов при чрезвычайных ситуациях. 4

Глава 3. Основы обеспечения физико-химической сохранности архивных документов  4

3.1 Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов  4

3.2 Выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов. 4

Глава 4. Современные способы обеспечения сохранности архивных документов  4

4.1 Хранение документов в электронной форме. 4

4.2 Оформление временного вывоза документов за рубеж... 4

Заключение. 4

Список литературы.. 4

Введение

Анализируются различные типы носителей информации на предмет их долговечности. Описываются оптимальные условия хранения, особенно подробно автор останавливается на соблюдении температурно-влажностного режима. Предлагаются способы решения проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения. Ведь устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей (дискеты, CD и др.), изнашиваются и морально устаревают приблизительно через 10 — 15 лет, а жизненный цикл программного обеспечения сейчас оценивается всего в 5 — 7 лет. Кроме того, должное внимание уделено проблемам обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов.

Со способами обмена электронными документами и методами обеспечения их долговременного хранения тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности.

До сих пор главным средством аутентификации электронной документации служат протоколы аудита сетевых ресурсов. С их помощью можно проследить историю документов и выявить случаи несанкционированного доступа к ним. Однако слабым местом такой системы аутентификации являются сами протоколы, находящиеся в практически бесконтрольной власти сетевых администраторов.

Другая проблема — обеспечение аутентичности в межсетевом (межкорпоративном) пространстве. Без четких представлений о происхождении электронных документов и твердых гарантий их целостности суды отказываются признать за ними доказательную силу и принимать в качестве письменных свидетельств. Обмен электронными документами осуществляется на доверительной основе (например, электронная почта) и их достоверность гарантируется лишь авторитетом владельца информационного ресурса или электронного адреса. В свое время именно нерешенность вопросов аутентичности и целостности электронных документов помешала реализации идей «безбумажного офиса».

С середины 1990-х гг. наметился заметный прогресс в аутентификации электронных данных, в технологическом и правовом отношениях. Все большее распространение получают электронные средства защиты целостности данных и их идентификации с определенным физическим лицом — так называемые цифровые (электронные, электронные цифровые) подписи и печати, электронные «водяные знаки», контрольные суммы файлов и т.п.

Наиболее приемлемым методом обеспечения аутентичности электронных документов при долговременном хранении (особенно заверенных ЭЦП) можно было бы считать применение эмуляторов или конверторов при их воспроизведении. Но подобная практика пока мало изучена. Проблемы здесь видятся как в ограниченном наборе этих программных средств, так и в возможных ошибках воспроизведения документов, которые могут возникать при эмуляции или конвертировании, что опять-таки негативно сказывается на доказательной силе электронных документов при долговременном хранении. Инкапсуляция, вероятно, сам